كتابة السياسات والإجراءات للهيئات العامة والشركات

كتابة السياسات والإجراءات للهيئات العامة والشركات
الاستشاري/ محمود صبره

السياسة هي مسار محدد لتوجيه واتخاذ القرارات يتم اعتماده في منظمة ما ويكون ملزما لكل أعضائها فيما يتعلق بموضوعه. وتتجسد السياسات في مجموعة من القواعد والمبادئ والتوجيهات التي تعتمدها المنظمة لتحقيق أهدافها. وتمثل السياسة الخيارات التي يتم اتخاذها على أعلى مستوى في المنظمة بما ينسجم مع توجهات الدولة وقيمها، وأهداف المنظمة وأولوياتها. ويجب أن تصمم السياسات لتحقيق أهداف ونتائج معينة. مثلا، سياسات تهدف إلى زيادة مبيعات الشركة وأرباحها. ومثال آخر، وضع سياسة لتشجيع الاستثمار المحلي والأجنبي، إلخ.

وتنشأ السياسة بالأساس من المجتمع المحيط بالمنظمة، ومن منظومة الإدارة. ومثال ذلك، السياسة التى تتناول مواعيد العمل، والزى، وسياسة إستخدام معدات الشركة، وما إلى ذلك من سياسات يتم تجميعها وإعطائها للموظفين في شكل دليل توجيهي، وبذلك تضمن المنظمة أن جميع من فى الشركة على علم بسياساتها التى يجب عليهم الالتزام بها.

وتعتبر السياسات جزء لا يتجزأ من منظومة إدارة الموارد البشرية فى شركتك. و لا يهم حجم شركتك، ففى كل الأحوال أنت بحاجة لوضع سياسات واضحة حتى يعرف الجميع الأهداف التي تسعى الشركة إلى تحقيقها وكيف يمكن تحقيق ذلك.

وعندما تضع سياسة معينة، فإنك تحدد، كما سبقت الإشارة، التوجهات التي تم اعتمادها والتي توجب على من تخاطبهم هذه السياسة الالتزام بها. لكن عندما تكتب إجراءات، فأنت هنا توضح خطوات عملية محددة تحدد كيف يتم وضع هذه السياسة موضع التنفيذ. ومن ثم، يُقصد بالإجراءات، طريقة تنفيذ السياسات التي تحددها الشركة. ويمكن القول أن السياسات تجيب عن سؤال "ما القواعد والمبادئ التي تلتزم الشركة باتباعها؟" أما الإجراءات فتجيب عن سؤال "كيف يمكن تحقيق ذلك؟".

وتتم كتابة الإجراءات بناءاً على قوانين العمل وسياسات الشركة ، فالتعيين له سياسة وإجراءات، وكذلك الإجازات، والتدريب، والنقل، والترقية، وغيرها. وهناك الإجراءات العقابية مثل فصل موظف و كل ذلك يدور فى فلك السياسات العامة للشركة و القانون المنظم للعمل فى الدولة.

وعادة، تضع كل منظمة دليلا للسياسات والإجراءات لتوجيه قراراتها وإجراءاتها الرئيسة، وتقوم بكل نشاطاتها اليومية وفق السياسات والإجراءات الواردة في هذا الدليل. ووجود هذا الدليل يعطي صورة حقيقية عن كيفية تنفيذ المنظمة مهامها ونشاطاتها والأهم معرفة الخطوات (الإجراءات) التي ينبغي اتخاذها لتنفيذ تلك المهام، ومن ثم، يمكن متابعة هذه الإجراءات ومراجعتها وتقييمها وتحسينها.

ولمزيد من المعلومات عن هذا الموضوع وغيره من الموضوعات ذات الصلة، يمكنكم الاطلاع على البرنامج التدريبي لمعهد صبره للتدريب القانوني من خلال الرابط التالي: https://goo.gl/ccTmTm